أصبحت الفاتورة الإلكترونية جزءاً لا يتجزأ من الأنظمة المالية الحديثة. نظام رتم لنقاط البيع، الذي يعتمد الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية ومعتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل، يوفر للشركات حلاً متكاملاً لإدارة الفواتير والعمليات التجارية بكفاءة وشفافية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إصداره واستلامه وحفظه إلكترونياً، ويحتوي على جميع التفاصيل اللازمة مثل بيانات البائع والمشتري، وصف المنتجات أو الخدمات، الأسعار، والضرائب المطبقة. تأتي هذه الفواتير بصيغ إلكترونية مثل XML أو PDF/A-3 مع توقيع إلكتروني لضمان الأمان والمصداقية.

فوائد استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية

1. الكفاءة والسرعة: يساعد برنامج الفواتير الإلكترونية على إصدار الفواتير بسرعة ودقة، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويوفر الوقت.
2. الامتثال الضريبي: يضمن البرنامج التوافق مع متطلبات الهيئات الضريبية، مما يسهل تقديم الإقرارات الضريبية بشكل دقيق وفي الوقت المحدد.
3. توفير التكاليف: من خلال تقليل الحاجة إلى الفواتير الورقية، يمكن للشركات توفير التكاليف المتعلقة بالطباعة والتخزين.
4. تحسين الأمان: الفاتورة الإلكترونية تأتي بتوقيع إلكتروني يضمن مصداقية وأمان المعاملات.
5. سهولة الوصول والتخزين: يمكن الوصول إلى الفواتير الإلكترونية بسهولة من أي مكان وفي أي وقت، مما يسهل عملية البحث والمراجعة.

نظام نقاط البيع رتم والفاتورة الإلكترونية

نظام رتم لنقاط البيع يعتمد الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية ومعتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل، مما يجعله الخيار الأمثل للشركات التي تسعى لتحسين كفاءتها وتبسيط عملياتها المالية. يوفر نظام رتم مجموعة من المميزات التي تجعله يتفوق على الأنظمة الأخرى:

1. التوافق مع متطلبات الهيئة العامة للزكاة والدخل: يضمن نظام رتم الالتزام بجميع معايير ومتطلبات الهيئة، مما يسهل عملية الفوترة الإلكترونية ويجنب الشركات أي مشاكل قانونية أو تنظيمية.
2. الكفاءة والسرعة: يتيح نظام رتم إصدار الفواتير بسرعة ودقة، مما يقلل من الوقت المستغرق في العمليات اليدوية ويعزز الكفاءة العامة للشركة.
3. التوقيع الإلكتروني: يدعم نظام رتم التوقيع الإلكتروني الذي يضمن أمان الفواتير ويعزز الثقة بين الأطراف المتعاقدة.
4. التكامل السلس: يمكن لنظام رتم التكامل مع الأنظمة الأخرى مثل إدارة المخزون ونظم إدارة العملاء، مما يوفر رؤية شاملة ومتكاملة لجميع العمليات التجارية.
5. توفير التكاليف: من خلال تقليل الحاجة إلى الورق والعمليات اليدوية، يمكن للشركات تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف التشغيلية.
6. الامتثال الضريبي: يساعد نظام رتم الشركات على الامتثال للقوانين الضريبية من خلال توفير تقارير دقيقة وشاملة تسهل عملية تقديم الإقرارات الضريبية.

اقرأ ايضا: كيف تستفيد من برنامج ادارة نقاط البيع

كيفية إصدار فاتورة إلكترونية باستخدام نظام رتم

إصدار فاتورة إلكترونية باستخدام نظام رتم يتطلب خطوات بسيطة وسهلة:

1. إدخال بيانات العميل: تضمين جميع معلومات العميل مثل الاسم، العنوان، ورقم التسجيل الضريبي.
2. إدخال تفاصيل المنتجات أو الخدمات: تحديد وصف المنتجات أو الخدمات، الكمية، السعر، وأي ضرائب مطبقة.
3. إضافة التوقيع الإلكتروني: لضمان أمان ومصداقية الفاتورة.
4. إرسال الفاتورة: يمكن إرسال الفاتورة الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني أو من خلال بوابة إلكترونية.

نماذج الفواتير الإلكترونية

تتضمن نماذج الفواتير الإلكترونية العديد من الأنماط المختلفة التي تناسب مختلف القطاعات والصناعات. بعض الأمثلة تشمل:

• فاتورة بيع بالتجزئة: تتضمن تفاصيل المنتجات، الأسعار، والضرائب.
• فاتورة خدمات: تركز على وصف الخدمات المقدمة، التكاليف، والضرائب.
• فاتورة مخصصة: يمكن تخصيصها لتناسب احتياجات محددة للشركة.

طريقة عمل الفواتير الإلكترونية

عملية عمل الفاتورة الإلكترونية تشمل الخطوات التالية:

1. اختيار نموذج الفاتورة الإلكترونية: يمكنك اختيار نموذج الفاتورة الإلكترونية الذي يناسب احتياجاتك من بين النماذج المتاحة في البرنامج.
2. إدخال المعلومات المطلوبة: قم بتضمين جميع التفاصيل الضرورية مثل معلومات البائع والمشتري، ووصف المنتجات أو الخدمات، والكميات، والأسعار، والضرائب.
3. إضافة التوقيع الإلكتروني: بعد إدخال جميع التفاصيل، أضف التوقيع الإلكتروني لضمان أمان الفاتورة.
4. حفظ وإرسال الفاتورة: بعد التحقق من صحة جميع المعلومات، قم بحفظ الفاتورة بصيغة الفاتورة الإلكترونية PDF أو XML، ثم أرسلها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو من خلال بوابة إلكترونية.

متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية

لتكون الفواتير الإلكترونية في السعودية متوافقة مع متطلبات الهيئة العامة للزكاة والدخل، يجب أن تتضمن الحقول المطلوبة التالية:

• اسم البائع
• رقم التسجيل الضريبي
• وقت إصدار الفاتورة
• إجمالي ضريبة القيمة المضافة
• إجمالي مبلغ الفاتورة شاملاً ضريبة القيمة المضافة.

يجب أن يحتوي رمز الاستجابة السريعة على معلومات مثل اسم المشتري ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ورقم الفاتورة الضريبية وتاريخها والمبلغ الإجمالي للسلع أو الخدمات. يجب إصدار الفواتير وتخزينها في شكل إلكتروني يتم إنشاؤه من خلال نظام إلكتروني.

تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية

بدأت المملكة العربية السعودية تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية على مرحلتين:

1. المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والتخزين): بدأت في 4 ديسمبر 2021، وتشمل إصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام معتمد من الهيئة.
2. المرحلة الثانية (مرحلة الربط الكامل): بدأت في 1 يناير 2023، وتشمل ربط نظام الفواتير الإلكترونية للمكلفين بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل لمشاركة البيانات والمعلومات.

خاتمة

الفاتورة الإلكترونية تمثل تحولاً مهماً في طريقة إدارة الفواتير والمعاملات التجارية. من خلال استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية ونظام نقاط البيع رتم، يمكن للشركات تحقيق كفاءة أعلى، امتثال ضريبي دقيق، وتحسين تجربة العملاء. إذا كنت ترغب في تحسين عملياتك المالية وجعلها أكثر أماناً وفعالية، فإن اعتماد نظام الفواتير الإلكترونية رتم هو الخطوة الأمثل.

للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء فاتورة إلكترونية واستخدام برنامج الفواتير الإلكترونية، يمكنك التواصل معنا