تعد إدارة المشتريات وتقليل الهدر من أهم التحديات التي تواجه المطاعم والكافيهات. يمكن أن يؤدي الهدر إلى خسائر مالية كبيرة، كما أنه يمكن أن يؤثر سلبًا على البيئة. هذه المقالة تهدف إلى تقديم استراتيجيات فعالة ومحددة لتحسين إدارة المشتريات وتقليل الهدر في المطاعم والكافيهات. سوف نقدم لك نصائح قابلة للتطبيق لتحقيق التوفير في المصروفات وزيادة الكفاءة لتحقيق النجاح والتنمية في القطاع الغذائي.
أهمية تحسين إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات
تحسين إدارة المشتريات ذو أهمية كبيرة لعدة أسباب. فباستخدام استراتيجيات فعالة في إدارة المشتريات، يمكن للمطاعم والكافيهات تحقيق التوفير في المصروفات، وتقليل الهدر، وزيادة الكفاءة. كما يساهم تحسين إدارة المشتريات في تحسين جودة وتنوع المنتجات المقدمة للعملاء، مما يمنح المطاعم والكافيهات ميزة تنافسية في السوق.
كيفية إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات
تعد إدارة المشتريات من أهم العمليات في أي مؤسسة، بما في ذلك المطاعم والكافيهات. حيث تلعب دورًا أساسيًا في الحفاظ على سير العمل بسلاسة وضمان توفر جميع المواد الخام والمكونات اللازمة لإعداد الأطباق والمشروبات.
الأهداف الرئيسية لإدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات
تتمثل الأهداف الرئيسية لإدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات في الآتي:
- توفير جميع المواد الخام والمكونات اللازمة لإعداد الأطباق والمشروبات بجودة عالية وبأسعار تنافسية.
- التأكد من توفر المواد الخام والمكونات في الوقت المناسب لتلبية احتياجات الإنتاج.
- تقليل التكاليف التشغيلية للمطعم أو المقهى.
- التحكم في المخزون وتجنب نفاذ المواد الخام والمكونات.
أسس إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات
تستند إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات إلى مجموعة من الأسس، منها:
- التخطيط: حيث يتم التخطيط المسبق لاحتياجات المطعم أو المقهى من المواد الخام والمكونات، وذلك بناءً على حجم الإنتاج ومعدلات الاستهلاك.
- التسعير: يتم تحديد أسعار المواد الخام والمكونات بناءً على عوامل مختلفة، منها جودة المنتج وسعر السوق وشروط التعاقد مع الموردين.
- التعاقد: يتم التعاقد مع الموردين المؤهلين الذين يقدمون منتجات ذات جودة عالية وبأسعار تنافسية.
- الاستقبال: يتم التأكد من سلامة المواد الخام والمكونات عند استلامها من الموردين.
- التخزين: يتم تخزين المواد الخام والمكونات في بيئة مناسبة للحفاظ على جودتها.
موضوع ذات صلة: تحسين أداء الموردين وتقليل المخاطر في المشتريات
استراتيجيات لإدارة المشتريات وتقليل الهدر في المطاعم والكافيهات
هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن للمطاعم والكافيهات اتباعها لتحسين إدارة المشتريات وتقليل الهدر. فيما يلي بعض من أفضل الاستراتيجيات:
إنشاء خطة شراء فعالة
يجب أن تتضمن خطة الشراء معلومات عن المنتجات التي تحتاجها المنشأة، والكميات التي تحتاجها، والأسعار التي ترغب في دفعها. يجب أن يتم تحديث خطة الشراء بانتظام لضمان أنها تعكس احتياجات المنشأة المتغيرة. ويتم ذلك عن طريق العناصر التاليه
تحليل الطلب والمخزون
يعتبر تحليل الطلب والمخزون من العوامل المهمة في إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. يساعد تحليل الطلب على توقع المبيعات وتخطيط المخزون بناءً على الاحتياجات الفعلية للعملاء. يساعد ذلك على تجنب الهدر الناتج عن شراء الكميات الزائدة وتقليل حالات نفاد البضائع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحليل الطلب والمخزون مساعدة المطعم أو الكافيه على تحديد وترتيب الأصناف التي تحظى بأعلى طلب وتخزن بشكل مناسب.
كيفية تحليل الطلب وتنبؤات المبيعات
يعد تحليل الطلب وتنبؤات المبيعات أحد الأدوات الرئيسية لتحسين إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. يمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام تقارير المبيعات التي يقدمها لك نظام رتم والبيانات المالية وتحليل البيانات السابقة واستطلاعات الرأي لتحديد احتياجات العملاء، وبناء توقعات دقيقة للمبيعات المستقبلية. تساعد هذه المعلومات القيام بطلبات المشتريات بشكل ملائم وتفادي الهدر الناتج عن شراء كميات زائدة من المنتجات المطلوبة.
تحديد حد الطلب الأمثل وتقليل هدر المخزون
تعتبر تحديد حد الطلب الأمثل وتقليل هدر المخزون جزءًا مهمًا من إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. من خلال تحليل البيانات المالية والتوقعات المستقبلية للطلب، يمكن تحديد الكمية المناسبة للمنتجات وتجنب شراء الكميات الزائدة التي قد تؤدي إلى الهدر. كما يمكن استخدام أنظمة إدارة المخزون المتقدمة لأتمتة عملية الإعادة الطلب وضمان توفر المنتجات عند الحاجة دون الحاجة للتخزين الزائد.
الموردين وعلاقة الشراء
لا يمكن تحسين إدارة المشتريات دون وجود علاقة قوية مع الموردين الموثوق بهم. يجب عليك اختيار الموردين الموثوق بهم وتقييم أدائهم بانتظام وتفاوض على الأسعار وشروط العقود. ويمكنك ادارة الموردين واضافتهم كجهة اتصال داخل نظام المبيعات الخاص برتم يسهل عليك ادارة ومتابعه الموردين.
اختيار وتقييم الموردين الموثوق بهم
يجب على المطاعم والكافيهات اختيار الموردين الموثوق بهم عن طريق تقييم سجلهم ومصداقيتهم. يمكن الاعتماد على توصيات الآخرين واستخدام المعلومات الواردة من مصادر موثوقة لاتخاذ القرار الصحيح.
تقليل التكاليف من خلال التفاوض وإدارة العقود
يمكن للمطاعم والكافيهات تحقيق توفيرات كبيرة في التكاليف عن طريق التفاوض الفعال مع الموردين وإدارة العقود بشكل جيد. من خلال مراجعة شروط العقود ومفاوضة أسعار أفضل، يمكن للمؤسسة تحقيق توفيرات على المشتريات والمواد.
التكلفة والتحكم في التكاليف
تعد مراقبة التكاليف والتحكم فيها جزءًا أساسيًا من إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. يجب على الأعمال تحديد حدود ميزانية مشترياتها ومراقبة النفقات بعناية. يجب أيضًا التأكد من أن المنتجات توفر قيمة عادلة مقابل السعر. من خلال ضبط التكاليف ومراقبتها بشكل فعال ، يمكن تقليل الصرف الزائد وتحقيق مدخول أكبر للأعمال.
مراقبة التكاليف والتحقق من جودة وسعر المنتجات
تعتبر مراقبة التكاليف والتحقق من جودة وسعر المنتجات جزءًا أساسيًا من إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. يجب على الأعمال مراقبة تكاليفها بعناية والتأكد من أنها تحصل على قيمة جيدة مقابل السعر المدفوع. ينبغي للمطاعم والكافيهات تقييم جودة المنتجات التي يتم شراؤها وضمان استيفاء المعايير المطلوبة وتتبع التغيرات في الأسعار وتسويق المنتجات بشكل فعال. من خلال ذلك ، يمكن للأعمال ضمان المحافظة على جودة المنتجات وتحقيق توفير ملحوظ في التكاليف.
تقليل الهدر من خلال إدارة المخلفات والتموين المضبوط
يعتبر تقليل الهدر من خلال إدارة المخلفات والتموين المضبوط أحد الاستراتيجيات الفعالة لتحسين إدارة المشتريات في المطاعم والكافيهات. يتضمن ذلك إعداد تخطيط للمواد الغذائية المستخدمة بشكل فعال، ومراقبة فترة صلاحية المنتجات واستخدام الأدوات والتقنيات اللازمة للحفاظ على جودة المخزون وتقليل هدر المواد والتكاليف. يجب على الأعمال الاستفادة من البيانات الفعلية لتحديد نمط الهدر وتطبيق إجراءات مناسبة للحد منه. من خلال ذلك ، يمكن للأعمال تحقيق توفير كبير في التكاليف وتحسين الكفاءة العملية.
تحسين عملية الشراء
يمكن تحسين عملية الشراء عن طريق استخدام تكنولوجيا المعلومات لتبسيط العمليات وتحسين التواصل والتنسيق مع الأقسام الأخرى لتحقيق الكفاءة وتقليل الهدر. .
استخدام تكنولوجيا المعلومات في تبسيط العمليات
يمكن استخدام تكنولوجيا المعلومات في المطاعم والكافيهات لتحسين عملية الشراء. يمكن استخدام أنظمة إدارة المخزون والطلبات عبر الإنترنت لتبسيط وتنظيم عملية الشراء وتوفير الوقت والجهد. يمكن أيضًا استخدام تطبيقات المطاعم والكافيهات لتسهيل إدارة القوائم والمخزون ومتابعة الطلبات وتعزيز التنسيق بين الأقسام المختلفة في المطعم أو الكافيه.
يساعد نظام رتم في تحسين عملية الشراء،حيث يعد نظام مبيعات متكامل يمدك بكافة التقارير اللازمة لمتابعة المبيعات والمخزون وتتبع الطلبات وسهولة التواصل بين الاقسام المختلفة للمطعم مما يساعد في اتخاذ الاجراءات المناسبة فيالوقت المناسب.
تحسين تواصل وتنسيق الشراء مع الأقسام الأخرى للمطعم أو الكافيه
يمكن تحسين تواصل وتنسيق عملية الشراء عن طريق تعزيز التواصل والتعاون بين أقسام المطعم أو الكافيه المختلفة. يتطلب ذلك تنظيم اجتماعات منتظمة بين قسم المشتريات والأقسام الأخرى لتحديد احتياجاتها والتنسيق بشأن الطلبات والمواعيد المطلوبة. يجب أيضًا توفير وسائل فعالة للتواصل مثل البريد الإلكتروني والتطبيقات الداخلية لتوجيه الطلبات وتبادل المعلومات بين الأقسام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام نظام إدارة المخزون المتكامل من رتم لتتبع الطلبات والمخزون وتحديثها في الوقت الحقيقي بين الأقسام ، مما يزيد من كفاءة وفعالية عملية الشراء في المطعم أو الكافيه.
كيف تستخدم نظام مبيعات رتم في إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات
يمكن استخدام نظام نقاط البيع من رتم في إدارة المشتريات للمطاعم والكافيهات من خلال مجموعة من الأمثلة، منها:
- إنشاء قائمة بالمواد الخام والمكونات التي يستخدمها المطعم أو المقهى. يمكن استخدام هذه القائمة لتحديد احتياجات المطعم أو المقهى من المواد الخام والمكونات، وذلك بناءً على حجم الإنتاج ومعدلات الاستهلاك.
- متابعة مستويات المخزون. يمكن استخدام نظام مبيعات رتم لتتبع مستويات المخزون من المواد الخام والمكونات. حيث يتم تحديث مستويات المخزون تلقائيًا عند تسجيل أي مبيعات أو مشتريات.
- تحديد وقت إعادة التوريد. تحديد وقت إعادة التوريد من خلال متابعة مستويات المخزون. حيث يتم تنبيه إدارة المطعم أو المقهى عندما تنخفض مستويات المخزون إلى مستوى معين.
- إصدار أوامر الشراء. يمكن استخدام نظام نقاط البيع لإصدار أوامر الشراء للموردين. حيث يتم إدخال تفاصيل المواد الخام والمكونات المطلوبة وكمية كل مادة وسعر الشراء.
- تسجيل فواتير الشراء. يمكن استخدام نظام مبيعات رتم لتسجيل فواتير الشراء من الموردين. حيث يتم إدخال تفاصيل الفاتورة وتاريخ الشراء ومبلغ الفاتورة.
- إدارة الفواتير المستحقة. يمكن استخدام نظام المبيعات من رتم لإدارة الفواتير المستحقة للموردين. حيث يتم تتبع تاريخ استحقاق كل فاتورة وقيمة الفاتورة المستحقة السداد.
خاتمة
تعد إدارة المشتريات من العمليات المهمة في أي مؤسسة، بما في ذلك المطاعم والكافيهات. حيث تلعب دورًا أساسيًا في الحفاظ على سير العمل بسلاسة وضمان توفر جميع المواد الخام والمكونات اللازمة لإعداد الأطباق والمشروبات. يمكن لنظام المبيعات أن يساعد في إدارة المشتريات بكفاءة وفعالية، وذلك من خلال توفير مجموعة من الوظائف والمميزات التي تسهل عملية إدارة المشتريات.
تواصل معنا اليوم واختار الباقة المناسبة لك رتم نظام مبيعات متكامل يوفر لك الوقت والجهد وتحقيق اقصي استفادة في ادارة مبيعاتك وتحسين عمليات الشراء.
