كيفية جرد المخزون بطريقة سهلة وفعالة؟

جرد المخزون هو عملية أساسية في قطاع المطاعم والمقاهي لأسباب عديدة، حيث يساعد جرد المخزون على تحديد كميات المنتجات المتواجدة وتقدير الكميات التي يجب شراؤها. كما يساعد في معرفة التوقعات المستقبلية للمبيعات واحتياجات المطعم في المنتجات. يمكن لجرد المخزون أيضًا تحليل أداء المنتجات وتقديم التوصيات لتحسين عملية الإعداد والتخزين. بشكل عام ، يعتبر جرد المخزون أداة قوية لإدارة المخزون بشكل أفضل وتحقيق التوازن بين الطلب والعرض. فهيا بنا نتعمق اكثر حول كيفية جرد المخزون وأهميته في قطاع المطاعم والمقاهي.

أهمية جرد المخزون

تعود أهمية جرد المخزون إلى العناصر التالية: 

•  يساعد المؤسسات على تحقيق الكفاءة في إدارة المخزون وتقدير احتياجاتها بشكل دقيق. بفضل  عمليات الجرد الدورية للمخزون.
• كما تساعد عملية جرد المخزون في تحديد الكميات المتواجدة من المنتجات وتوزيعها بشكل أمثل وفقًا للطلبات الحالية والمستقبلية.
•  يعني هذا الأمر أنه يمكن إستخدام الموارد بشكل أكثر فاعلية وتجنب إهدار الوقت والمال الناجم عن تخزين الكميات الزائدة أو شراء كميات غير كافية من المنتجات. 
• الاستفادة أيضًا من معرفة البيانات والتحليلات المتاحة عن المخزون لاتخاذ قرارات استراتيجية تتعلق بالمشتريات والمخازن وتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل.

الفوائد المترتبة على جرد المخزون

 قبل ان نتطرق الى كيفية جرد المخزون دعنا نتعرف معنا ما هي الفوائد التي تجلبها عملية جرد المخزون لمشروعك؟  توجد العديد من الفوائد خاصة لقطاع المطاعم والمقاهي. فإلى جانب تحسين إدارة المخزون وتجنب الإهدار، يمكن لجرد المخزون أن يُسهم في زيادة إنتاجية المؤسسة وتحسين كفاءة العمل وزيادة رضا العملاء. كما أنه يمكن أن يوفر الوقت والجهد في عملية الشراء والتوريد ويقلل من تكاليف التخزين الزائدة. وبفضل مراقبة المخزون بشكل دقيق، يمكن للمؤسسات أيضًا توفير الموارد المالية المطلوبة وتحديد التغذية العكسية والتخفيف من المشاكل المالية المحتملة. في النهاية، يمكن لجرد المخزون أن يؤدي إلى زيادة ربحية العمل وتعزيز نجاح المؤسسة.

كيفية جرد المخزون ؟

قبل الشروع في عملية جرد المخزون عليك اولا معرفة كيفية جرد المخزون ، وما هي الخطوات بالترتيب لتتمكن من جرد مخزونك بكل سهوله. فهيا بنا نتعرف على خطوات جرد المخزون. 

1.التخطيط لعملية الجرد

يعتبر التخطيط لعملية الجرد هو الخطوة الأولى والأهم في عملية إدارة المخزون بطريقة فعالة. ينبغي على المطاعم والمقاهي مراجعة مخزونها الحالي وتحديد المنتجات التي ترغب في تجريدها. بعد ذلك، يجب على المؤسسة اختيار نظام إدارة المخزون المناسب وتنفيذه. ينبغي أيضًا توفير التدريب اللازم لفريق العمل على استخدام النظام بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي على المؤسسة وضع إجراءات واضحة لتسجيل المنتجات، وتصنيف وتنظيم المخزون المجرد بشكل يسهل الوصول إليه.

2.مراجعة مخزونك الحالي

من المهم أن تقوم بمراجعة مخزونك الحالي قبل أن تقوم بعملية الجرد. قم بتحليل المخزون وتحديد المنتجات الموجودة وكميتها وتوافرها. قد تكون هناك بعض المنتجات التي تحتاج إلى جردها بشكل عاجل بسبب انتهاء صلاحيتها أو تلفها. قُم بإزالة المنتجات التي لا تباع بشكل جيد أو التي ليس لديك الحاجة إليها في الوقت الحالي. كما ينصح بتوثيق معلومات المخزون مثل الصور والأكواد والأسماء التجارية للمنتجات لسهولة التعامل في المراحل اللاحقة.

3.تحديد المنتجات المراد جردها

عندما تقوم بعملية جرد المخزون، يجب عليك تحديد المنتجات التي تنوي جردها بعناية. قد تكون هناك عدة أسباب لجرد المنتجات، مثل انتهاء صلاحيتها أو تلفها، أو عدم الطلب عليها بشكل جيد من قبل الزبائن. يجب أن يكون لديك معرفة دقيقة بكمية المنتجات ومدى توافرها في المخزون. احصل على بيانات موثوقة عن المنتجات التي ينبغي جردها، مثل قائمة المنتجات الباهتة أو المنتجات التي لا تباع بشكل جيد. قم بتوثيق هذه البيانات واحتفظ بسجل مفصل عن المنتجات التي تم جردها والأسباب التي دفعتك لذلك.

4.استخدام نظام إدارة المخزون المناسب

استخدام نظام إدارة المخزون المناسب يعد جزءًا أساسيًا من عملية جرد المخزون. يعد نظام رتم  من أفضل الأنظمة لإدارة المخزون حيث يساعد في تسهيل وتنظيم عملية الجرد، ويوفر بيانات دقيقة ومحدثة حول المنتجات والكميات المجرودة. عند اختيار نظام إدارة المخزون، يجب أن تأخذ في الاعتبار متطلبات مطعمك أو مقهاك وحجم المخزون ونوع الجرد المراد القيام به. وهذا ما نقدمه لك في نظام المبيعات المتكامل من رتم حيث يتضمن النظام وظائف مثل تسجيل وتصنيف المنتجات المجرودة، وتتبع التحركات في المخزون، وتحديث البيانات بشكل دوري. يجب تنفيذ وتهيئة النظام بشكل صحيح لضمان استخدامه بكفاءة.

5.تنفيذ وتهيئة النظام

عند اختيار نظام إدارة المخزون المناسب لك، يجب تنفيذ وتهيئة النظام بشكل صحيح لضمان استخدامه بكفاءة في عمليات الجرد بطريقة سهلة وفعالة. يجب أولاً تثبيت النظام وتكوينه وتدريب الموظفين على كيفية استخدامه بشكل صحيح. يتضمن ذلك تعلم كيفية إدخال المعلومات وتسجيل المنتجات المجرودة واستخدام الوظائف الأساسية للنظام. يجب أيضًا تهيئة النظام وضبطه وفقًا لاحتياجات المطعم الخاصة بك، مثل إضافة المنتجات وتحديد وحدات القياس وتعيين فئات المخزون وتحديد الحد الأدنى لكميات المخزون وغيرها. بالقيام بذلك، يمكنك ضمان أن النظام سيعمل بفعالية ويتناسب مع احتياجات المطعم الخاصة بك.

6.تنفيذ عملية جرد المخزون

تعد عملية جرد المخزون من الخطوات الحاسمة لإدارة المخزون في قطاع المطاعم والمقاهي. يجب تنفيذ هذه العملية بشكل صحيح وفعال لضمان دقة وكفاءة المخزون. أولاً، يجب تسجيل المنتجات المجرودة بدقة ودوريًا في نظام إدارة المخزون. يمكن استخدام رموز الباركود أو أنظمة الماسح الضوئي لتسهيل هذه العملية. ثم يجب تصنيف وتنظيم المخزون المجرود وفقًا لفئاته ووحدات القياس المختلفة. يساعد ذلك على تسهيل عملية البحث والتحكم في المخزون.

7.تصنيف وتنظيم المخزون الذي تم جردة

بعد تنفيذ عملية الجرد، يجب تصنيف وتنظيم المنتجات المجرودة بطريقة منظمة وفعالة. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تصنيف المنتجات حسب فئاتها وإنشاء أقسام مختلفة في المخزن لتنظيمها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام أنظمة ووسائل تخزين مختلفة مثل الرفوف والصناديق والأدراج لإعطاء كل منتج موقعًا محددًا في المخزن. يساعد هذا على سهولة الوصول للمنتجات وتجنب فقدانها أو تلفها. علاوة على ذلك، ينبغي التأكد من تسمية المنتجات بشكل صحيح واستخدام أي أدوات أخرى مفيدة مثل رموز الباركود أو العلامات اللاصقة لتسهيل عملية المعرفة والبحث.

8.مراقبة وتقييم المخزون

بعد إجراء عملية جرد المخزون يجب ان تتعرف علي كيفية ادارة المخزون ومراقبة المخازن؟ يجب القيام بمراقبة وتقييم المخزون المجرود بانتظام. يتطلب ذلك مراقبة تحركات المخزون، مثل الوارد والصادر والإرجاعات، من خلال تحديث السجلات والبيانات بشكل دوري. كما يساعد نظام ادارة المخزون من رتم على تتبع كميات المخزون المتاحة والكشف عن أي نقص أو زيادة في المنتجات. تقوم عملية تقييم المخزون بتحليل البيانات الموجودة وتقييم أداء المخزون، مثل معدل الدوران ونسبة الفقد والعائد. يساعد ذلك في اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات وتحسين عملية إدارة المخزون.

9.تحليل البيانات وتقييم النتائج

بعد اتمام عملية جرد المخزون في أي مطعم أو مقهى، يأتي دور تحليل البيانات وتقييم النتائج. يتضمن ذلك استعراض المعلومات المجمعة حول الكميات المجرودة والمنتجات المتواجدة في المخزون. يمكن استخدام تقارير المخزون من نظام رتم أنماط استهلاك المنتجات وتوقع الاحتياجات المستقبلية. بواسطة التحليل الذكي، يمكن تصحيح الأخطاء المحتملة وتحسين إدارة المخزون بشكل عام. كما يساعد التقييم المنتظم على تحديث وتحسين استراتيجيات الجرد وضمان سير العمل بكفاءة.

النصائح والاستراتيجيات الفعالة لجرد المخزون

أدناه ستجد بعض النصائح والاستراتيجيات الفعالة أثناء عملية جرد المخزون في قطاع المطاعم والمقاهي:

• قم بتحديث عملية الجرد بشكل منتظم لضمان دقة المخزون وتفادي الفوارق الكبيرة في الكميات.
• تحليل البيانات المجمعة بشكل دوري لفهم أنماط استهلاك المنتجات وتوقع الاحتياجات المستقبلية.
• استخدام تقنيات العد الآلي وتكنولوجيا التعرف على الأصوات لتسهيل وتسريع عملية التجريد.
• الالتزام بتوثيق جميع العمليات المتعلقة بالمخزون وتنظيمها بشكل صحيح.
• توفير تدريب مناسب للموظفين المسؤولين عن تجريد المخزون لضمان القدرة على القيام بالمهمة بفعالية.
• استخدام تقنيات الإشعار التلقائية لتنبيهك إلى أي نقص في المخزون وضمان توفر المنتجات الأساسية في الوقت المناسب.
• تواصل مع الموردين للحصول على معلومات حول توفر وتسليم المنتجات بشكل منتظم.
• البحث عن أدوات تحليل البيانات المبتكرة التي تساعدك في تحديد السلع ذات الصلة وإدارتها بفعالية.
• إجراء مراجعات دورية لعملية الجرد وتحسينها باستخدام تعليقات العملاء ومتطلبات السوق.

مواضيع ذات صلة:

• افضل برنامج مخازن ومبيعات 2024 
• 8 استراتيجيات فعالة لتحسين إدارة المخزون في المطاعم 
• ‍تحديات وحلول إدارة المخزون والمشتريات 

كيفية اختيار أفضل نظام إدارة المخزون

‍

بعد ان تعرفنا معا على كيفية جرد المخزون، دعنا نساعدك في كيفية اختيار النظام المناسب لك. يعتمد اختيار أفضل نظام إدارة المخزون على احتياجات عملك وميزانيتك ومستوى خبرتك. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها:

1. حدد احتياجاتك:

• ما هو حجم مشروعك؟
• ما هي أنواع المنتجات التي تبيعها؟
• ما هي قنوات البيع التي تستخدمها؟
• ما هي مميزات نظام إدارة المخزون التي تحتاجها؟
• ما هي ميزانيتك؟

2. ابحث عن الخيارات المتاحة:

• هناك العديد من أنظمة إدارة المخزون المتاحة في السوق.
• قارن بين ميزات ووظائف كل نظام وتأكد من أنه يلبي احتياجاتك.
• اقرأ مراجعات المستخدمين لمعرفة آرائهم حول الأنظمة المختلفة.

3. اختبر النظام:

• تقدم العديد من الشركات إصدارات تجريبية مجانية من أنظمتها.
• استفد من هذه الإصدارات لتجربة النظام قبل شرائه.
• تأكد من أن النظام سهل الاستخدام ويلبي احتياجاتك.

4. ضع في اعتبارك التكامل:

• تأكد من أن نظام إدارة المخزون يتكامل مع أنظمة أخرى تستخدمها، مثل نظام المحاسبة أو نظام إدارة علاقات العملاء. وهذا ما يتوافر في نظام مبيعات رتم  حيث يعد نظام مبيعات متكامل يتناسب مع العديد من الانظمة الاخرى.

5. احصل على الدعم:

• تأكد من أن الشركة التي تقدم نظام إدارة المخزون تقدم دعمًا فنيًا جيدًا.

إليك بعض العوامل الإضافية التي يجب مراعاتها:

• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام لفريقك.
• التقارير: يجب أن يوفر النظام تقارير مفيدة حول المخزون والمبيعات.
• الأمان: يجب أن يكون النظام آمنًا لحماية بياناتك.
• التحديثات: يجب أن يتم تحديث النظام بانتظام بميزات جديدة.

 وفي الختام قد تعرفنا على كيفية جرد المخزون، وأهم العوامل التي يجب أن يتم  وضعها الاعتبار عند اختيار نظام جرد المخزون والتي  تشمل: التكلفة وسهولة الاستخدام والمرونة والقدرة على تلبية احتياجات المطعم. يجب أن يتم تنفيذ وتهيئة النظام بشكل صحيح لضمان استخدامها بكفاءة في جرد المخزون بطريقة سهلة وفعالة. تواصل معنا اليوم واحصل على نظام رتم و قم بجرد مخزونك بكل سهولة وفاعلية.

‍