كيفية ادارة المخزون؟
كيفية ادارة المخزون بشكل دقيق هو شئ أساسي ورئيسي على كل صاحب مشروع أن يتعلمه بل و يتقنه جدا.وذلك نظرا لما تمثله هذه العملية من اهمية كبرى لأي شركة او مصنع او أي مشروع بشكل عام يعتمد على وجود سلع مخزنة، فهذا المخزون يمثل الأساس الاقتصادي الذي تسري عليه ارباح المشروع سواء عمليات البيع أو الشراء. ولذلك عليك عزيزي المستثمر صاحب المشروع أن تسال نفسك جيدا ما هي ادارة المخزون و كيف تتم عملية إدارة المخازن؟ لنتابع معا و نتعلم سويا.
ما هي إدارة المخزون؟
ادارة المخزون هي اداة تمثل مفتاح النجاح لأي مشروع. و تتمثل ادارة المخزون في متابعة كافة المنتجات أو السلع المخزنة للمشروع كأصول متغيرة و متداولة. يعتمد الأساس الربحي على عملية تحريك المخزون ، فالسلع التي تقوم بشرائها و تخزينها بغرض الربح سواء عن طريق بيعها بنفس الصورة المخزنة او استخدامها و تحويلها الى سلعة أخرى تقوم ببيعها يجب أن يتم بيعها من المخازن و الحصول على المال في المقابل. فإذا كانت البضاعة المخزنة لا يتم بيعها فهذا يؤدي إلى اختلال تلك العملية فينتهي بك الحال إلى الخسائر المادية. ومن هنا نجد ان عملية ادارة المخزون عملية مهمة جدا, فما أهميتها؟
أهمية إدارة المخزون
لتعرف اهمية تلك العملية جيدا عليك ان تسال نفسك ما الذي قد يحدث إذا قمت باهمال إدارة المخزون؟ ما هي المشاكل الناتجة والتي قد تعصف بارباحك المتوقعة في عملية دراسة الجدوى التي قمت بها لمشروعك إذا تجاهلت مراقبة وادارة المخزون؟
لنستعرض أشهر تلك المشاكل معا.
تعلم كيفية ادارة المخزون يجنب حدوث العجز في المخزون
عند عجزك عن تحديد النواقص الموجودة في مخازنك في الوقت المناسب قد يؤدي بك هذا الى العجز عن تلبية الطلبات التي يحتاج إليها عملائك و زبائنك ، و الذي بدوره يتسبب في تدهور العلاقات بينك و بينهم و تدهور الحال بالنسبة لعلامتك التجارية و ارباحك. من ضمن النتائج الاخرى لهذه المشكلة هو انك قد تحتاج لتعويض هذا العجز بشكل عاجل حتى لا تضطر للتعرض الى خسارة عملائك ، و الذي قد يؤدي بك إلى التعرض لجشع بعض التجار والموردين و تضطر لشراء تلك السلع بسعر أكبر من المتوقع مما قد يحدث مشاكل بارباحك.
ظاهرة المخزون المتعثر
هل تعرف عزيزي القارئ ما معنى ظاهرة المخزون المتعثر؟ هذه الظاهرة تعني أنه لا يوجد عجز بمخازنك ، فالمخزن يحتوي على كميات مناسبة و كافية جدا من المخزون، و لكن اين التعثر؟ يكمن التعثر في أن هذه الكميات المناسبة من المخزون هي كميات لا يمكن الاستفادة منها نظرا لانتهاء تاريخ صلاحية استخدامها او قرب انتهائه. فتصبح انت امام احد هذين الحلين:
- إما أن تضطر لاستيراد سلع جديدة مما يعقد من مبدأ تحريك المخزون الذي تحدثنا عنه مسبقا و بالتالي الخسارة المادية.
- او انك تتحايل لاستخدام تلك المنتجات المنتهية الصلاحية فتتعرض بعد ذلك للكشف و المساءلة و خسارة سمعتك وخسارة سمعة مشروعك و قد تتعرض لما هو أكبر من ذلك قانونيا.
مخزون زائد عن الحد
عندما تسمع هذه الكلمة قد تستغرب منها و كيف تكون هذه مشكلة؟ قد يحدث نتيجة إهمالك مراقبة المخزون ان تتعرض لشراء احد السلع التي يوجد منها كميات كبيرة في مخزنك ، فيصبح العجز لديك الآن على تخزينها بشكل جيد و الذي قد ينتج عنه فساد هذه السلع و فساد أموالك.
السرقة
سرقة المخزون هي واحدة من أكثر المشاكل التي يتعرض إليها أي صاحب مشروع أهمل في مراقبة مخازنه. اذا لم تكن انت من يحرص على الاهتمام بأمواله فمن تتوقع ان يهتم الشيء المشترك في جميع هذه المشاكل هو الخسارة و لكن من منا يحب أن يخسر أمواله ، و لهذا السبب عليك تعلم كيفية إدارة المخزون جيدا.
كيفية ادارة المخزون و متابعة المخازن
من خلال سابق الفقرات تابعنا و عرفنا سويا اهمية ادارة المخزون و لكن كيف يتم إدارة المخزون؟ هناك طريقتين لادارة ومراجعة المخازن تعتمد في أساسها على جرد المخازن و هي اما عملية الجرد اليدوي و استخدام طريقة الاوراق، او العمل من خلال نظام محاسبي لادارة المخزون.
كيفية ادارة المخزون بطريقة الاوراق
تعتمد هذه الطريقة على جرد السلع الموجودة بالمخزن عن طريق استخدام الدفاتر التي تحتوي على كافة السلع الموجودة بالمخزن و بيانات و تفاصيل عن كل سلعة على حدة. يتم عد كمية السلع الموجودة من كل صنف و تسجيل الأعداد في الدفاتر. هذه العملية محفوفة بالكثير و الكثير من المشكلات و من ضمنها:
- صعوبة هذه العملية و صعوبة القيام بها يوميا مما يجعلك تقوم بعملية الجرد على فترات زمنية بعيدة و التي تجعلك لا تستطيع ملاحظة الخسائر اليومية التي تتعرض لها أو عمليات السرقة التي تحدث.
- استخدام الدفاتر و الأوراق هو شئ سهل التعرض للتخريب أو الضياع أو الدمار أو قطع الاوراق و الشطب و التغيير في بيانات الأصناف من أصحاب الضمائر المريضة.
- تعتمد الطريقة على العامل البشري و الذي هو معرض بشكل كبير للخطأ أثناء عمليات الاملاء او التسجيل اليدوي.
- قد يحدث تلف في بعض السلع أثناء الجرد.
نظام إدارة المخزون
الطريقة الاخرى لادارة المخزون هو استخدام برنامج و نظام رقمي محاسبي لادارة المخزون. يتم ترقيم كل سلعة بباركود ، يحتوي هذا الباركود على كافة البيانات المتعلقة بهذه السلعة و استخداماتها. ثم يتم تغذية النظام عن طريق مسح الباركود الخاص بكل سلعة ويتم تخزينها جميعا على ذاكرة هذا النظام. ويتيح النظام بعد ذلك إجراء كافة المعاملات على هذه السلعة سواء بالاضافة او البيع و الشراء و الارجاع و غيرها.
برنامج نقاط البيع من رتم لإدارة المخزون
رتم هو نظام محاسبي مثالي لادارة كافة المشروعات يتيح ادارة المشروع بشكل مثالي مع إمكانية مراقبة المخزون من خلال:
- تسجيل كافة أصناف المخازن و عمل كود خاص بك صنف من هذه السلع.
- يمكنك برنامج رتم من اصدار كافة أوامر الشراء و الارجاع لكل منتج في المخازن مع تسهيل عمليات التحويل بين الأصناف.
- تستطيع من خلال برنامج رتم لإدارة المخزون من متابعة حالة كل منتج و تقديم تقرير حول اي سلعة تقترب من تاريخ انتهاء صلاحية الاستخدام وتسوية الهوالك من البضاعة المخزنة.
- امكانية القيام بعمليات الجرد الرقمية مع تجنب اخطاء العامل البشري و تجنب حدوث اي اضرار او تلف للسلع.
- يقوم برنامج رتم بتقديم و عمل ملف كامل لكل الموردين للمخزن ، و نوع البضاعة التي يتم توريدها من كل واحد منهم و إعداد السلع الموردة.
- ومن خلال نظام رتم تستطيع ايضا تحويل المنتجات الأولية في المخازن إلى منتجات نهائية جاهزة للبيع.
- في ذاكرة النظام تستطيع تسجيل و اضافة عدد لا نهائي من الأصناف.
- من ضمن مميزات برنامج رتم لإدارة المخزون هو امكانية ادارة اكثر من مخزن مع الربط بين كل الفروع و تحديد المسئول عن كل مخزن.
مميزات عامة لنظام رتم لإدارة المخزون
- هو نظام سهل الاستخدام مع امكانية العمل بأكثر من لغة.
- لا يحتاج الاتصال بالانترنت.
- يعمل من خلال التخزين السحابي لزيادة أمان البيانات الخاصة بمشروعك.
- سهولة الوصول لكافة البيانات و التقارير من اي مكان و بأي وسيلة.
- يقدم برنامج رتم تقارير مفصلة وكاملة عن العمل و الأداء للموظفين و السلع و المشروع.
- يسمح لك بالوصول الى احصائيات شاملة عن اكثر المنتجات مبيعا والاكثر ربحا لتحسين ادارة مشروعك.
- يساهم في تسهيل عملية تسعير بيع المنتجات.
- يمكنك من ادارة كافة الحسابات بالتفصيل من خلال إدارة عمليات البيع و الشراء.
برنامج رتم هو الإجابة المثالية للسؤال عن كيفية إدارة المخزون و كيفية إدارة مشروعك أنضم إلينا لتصبح أحد عملائنا المميزين قم بطلب نسخة تجريبية.
